Revisa tu hoja de calculo antes de...

Quizá te haya sucedido que por las prisas en ocasiones no te das cuenta de que cometes errores de dedo, o bien, estás tan cansado que tus ideas pueden no coincidir con lo que quieres expresar; ante éstas y otras circunstancias es recomendable revisar tu trabajo antes de proceder, finalmente, a obtener una copia impresa del mismo.

Considerando estos imprevistos Excel cuenta con las herramientas que te permiten echar un vistazo a tu trabajo conforme vas avanzando y de esta manera, con antelación, localizar y enmendar algún error que pudiera dar como resultado información incorrecta. Esto es un proceso necesario e indispensable, puesto que una vez depurado de cualquier error u omisión, ahora sí podrás obtener la copia impresa, de lo contrario puede suceder que tengas que volver a repetir tu trabajo y ello puede traer consigo una demora y situaciones incómodas.

Por esta razón es recomendable que realices una vista preliminar de tu hoja de cálculo antes de proceder con tu trabajo, para ello observa las diferentes alternativas con que cuentas:

Los tipos de vista disponibles en Excel son los siguientes:

• Vista Normal
• Diseño de página
• Vista previa de salto de página
• Vistas personalizadas
• Pantalla completa

Otro aspecto que debes tomar en cuenta se relaciona con la ortografía y para resolver problemas de esta naturaleza deberás seleccionar primero el área donde se va a realizar la revisión. Observa el siguiente ejemplo en el cual hay errores ortográficos que corregir:

Libros y hojas de calculo

Tú sabes que un libro se conforma por un conjunto de hojas en cuyo interior está el contenido que te interesa revisar; este mismo concepto es tomado por la informática para dar nombre a los archivos que se realizan dentro de la hoja de cálculo.

En esta lógica, a los archivos de Excel se les conoce con el nombre de Libros, ya que éstos al igual que un libro normal están integrados por hojas en cuyo interior -como ya lo has observado­- se encuentra la información definida a partir de datos alfanuméricos y numéricos.

Al ingresar a Excel automáticamente se genera el Libro 1 el cual tiene predefinidas tres hojas, como se muestra la figura de arriba.
En apartados anteriores ya hablamos de la forma en que debes cambiar el nombre del libro. Ahora es importante que conozcas cómo manipular las hojas para que tengas un mayor control acerca de la información que manejas en cada una de ellas.

Para esto cuentas con el Menú Contextual así como teclas o rutas cortas que te ayudarán a realizar los procesos que indicaremos a continuación.

Iniciemos entonces con el Menú Contextual, para ello observa las indicaciones en la siguiente figura:

Los procesos que se generan son:

Insertar

Eliminar

Cambiar nombre

Mover o Copiar

Como te lo indicamos anteriormente algunos de estos procesos también se pueden realizar a partir de la pulsación de una secuencia de teclas. Para que los tengas presentes lee la información que se encuentra en la siguiente tabla:

Formato de Celdas, Filas y Columnas.

Cuando piensas en ir a algún lugar especial e importante para ti seguramente desearás ir lo mejor presentable, con un traje o un buen vestido. Así como tú necesitas de una presentación de acuerdo a la ocasión, lo mismo sucede con los datos, ya que a partir del formato contarás con un conjunto de características que te permitirán, entre otras cosas, hacerlos más atractivos con el fin de facilitar su lectura resaltando datos clave y, sobre todo, haciéndolos comprensibles no sólo para tí sino para otras personas que requieran de ellos.

Para aplicar formato a los datos de una hoja necesitas abrir el cuadro de dialogo Formato de Celdas, a este cuadro de dialogo puedes acceder de 2 maneras:

• Sitúa el puntero en una celda, activa el menú contextual y selecciona Formato de Celdas 
• Haz clic en el botón Formato que se encuentra en la ficha de Inicio dentro del grupo Celdas  y de la lista desplegada selecciona Formato de Celdas 

al hacerlo observarás que este contiene seis fichas que se encuentran en la siguiente figura y las explicaremos a continuación:

La ficha Número te permitirá seleccionar, a partir de una clasificación que recibe el nombre de categoría, un tipo de formato para dar presentación a cantidades o al texto contenido en la selección.

Para dar formato puedes realizar cualquiera de las siguientes acciones:

1. Ingresar la cantidad.
2. Seleccionar el rango que contenga a las cantidades.
3. Seleccionar el rango o la celda donde se encontrarán las cantidades considerando que actualmente no hay datos en él.

A continuación mostramos algunos de los ejemplos más comunes, observa la secuencia numerada que se indica en ellos.

Ejemplo 1. Dar formato de porcentaje a una cantidad fraccionaria.

Ejemplo 2. Dar formato de moneda a una cantidad 

Ejemplo 3. Aplicar formato de número a una cantidad 

Como te darás cuenta existen otras categorías que aplicarás a partir de la situación a resolver. Si por algún motivo necesitas regresar el dato a su estado original simplemente activa la categoría General.

La siguiente ficha corresponde a Alineación y su función es controlar todo lo que se refiere con la posición que tendrá el texto dentro de la celda o el rango seleccionado. Observa las alineaciones que se señalan dentro de la figura:

Observa los siguientes ejemplos:

El control de todo lo que tiene que ver con la letra es manipulado a partir de las opciones que contiene la ficha Fuente.

Observa el siguiente ejemplo:

Para aplicar un estilo de línea al contorno de la selección usa la ficha Bordes. Observa que podrás construirlo, o bien, elegir uno preestablecido a partir de la selección de los siguientes elementos:

La ficha Relleno te permitirá aplicar un color al fondo de la celda, o bien, seleccionar un tipo de rayado preestablecido. Todo con la finalidad de resaltar aún más el contenido de la selección.

La última ficha es la de Proteger y como su nombre lo indica controla aspectos relacionados con la seguridad de tu información. Proteger cuenta con dos alternativas:
Bloqueada y Oculta.

Otro formato que puedes establecer se aplica a filas, para ello dentro del botón Formato selecciona la opción que requieras a partir de la explicación que se muestra en la siguiente figura:

Hasta este momento has observado la importancia que tienen las opciones de formato aplicadas a celdas y filas que al utilizarse combinadas dan otra apariencia a los datos contenidos en una celda o una selección. Quizá en este momento te preguntes ¿Y las columnas? para dar respuesta a esto activa nuevamente el botón Formato y localiza las opciones correspondientes a las columnas, éstas se encuentran justo debajo de las opciones para filas. Observarás las opciones que se indican en la siguiente figura:

Un aspecto que debes de considerar cuando captures información en una hoja de cálculo es no aplicarle formato hasta que la hayas depurado completamente. Es decir, una vez que no existan errores y que estes seguro de que la información contenida es correcta, sólo hasta entonces, procede a dar formato al contenido para establecer una presentación más formal. Para ello usa las opciones del botón Formato que se mencionaron en este apartado recordando que lo puedes aplicar a celdas, filas y columnas.

Donde la encuentro

1.2.5 ¿Dónde esta tu hoja de cálculo?

Seguramente te has encontrado con el problema de no localizar la tarea que tanto trabajo te costó capturar en tu computadora, pero con lo que aprenderás a continuación, eso será cosa del pasado, pues el procedimiento para localizar archivos es algo fácil, rápido y eficaz.

Documentos recientes

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Quizás la forma más sencilla de localizar un archivo sea a través de la sección llamada Documentos recientes. Como su nombre lo indica, esta sección muestra un listado de los últimos documentos que fueron modificados en Excel. Al igual que sucede con Excel otros programas de Microsoft Office muestran los últimos archivos abiertos en ese programa.

Puedes utilizar los vínculos de esta lista para tener acceso rápidamente a los archivos. Esta característica está activada de forma predeterminada pero puedes desactivarla, volverla a activar o ajustar el número de archivos que muestra.

Si cierras un archivo y, a continuación, lo mueves a otra ubicación, usando por ejemplo el Explorador de Windows, el vínculo a ese archivo dejará de funcionar.

Si esta característica se desactivó y después se volvió a activar, sólo aparecerán los archivos que abras y guardes después de activarla.

Personalizar la sección de Documentos recientes

Ahora veamos como podemos modificar esta sección para que se ajuste a nuestras necesidades.

1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Opciones de Excel.
2. Haz clic en Avanzadas.
3. En Mostrar, en la lista Mostrar este número de documentos recientes, selecciona el número de archivos que deseas mostrar. Si no deseas mostrar ningún archivo, selecciona 0.

Otras formas de localizar un libro de Excel

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Al hacer clic en el botón Abrir nos aparecerá un cuadro de dialogo similar al que se muestra en la siguiente imagen:

Como puedes observar, el cuadro de diálogo Abrir no es otra cosa que un Explorador de Windows a escala.

Si aprendes a sacarle provecho a esta ventana podrás localizar tu archivo sin ningún problema.

Para ello repasemos algunas de sus secciones y que en la imagen se encuentran identificadas con los números de 1 al 5.

1) En principio nos muestra la dirección de la carpeta actual. Sin embargo a través de ella también podemos navegar, e incluso escribir directamente una dirección de un sitio en nuestra PC al que queramos acceder.

2) Es un cuadro de búsqueda el cual con base a lo que capturemos como argumento, generará un listado de los elementos encontrados dentro de la carpeta que se encuentra seleccionada y de sus subcarpetas.

No es necesario, obviamente, que vayamos a la carpeta exacta donde el archivo está situado, porque si lo supiéramos no necesitaríamos buscar nada, pero sí debemos abrir una carpeta que tenga el archivo en alguno de sus subniveles.

Cuando escribimos el nombre del archivo que buscamos nos daremos cuenta de que la búsqueda se realiza directamente, sin pulsar ningún botón. Windows desencadenará la búsqueda de forma automática. Esto nos permite que no haga falta que terminemos de escribir el nombre, a cada letra que escribamos el sistema irá mostrando resultados. Por ejemplo, si queremos buscar el archivo Crisantemo, es posible que al escribir "cri" ya lo hayamos encontrado. Este sistema permite que ahorremos tiempo.

3) Muestra un listado con accesos directos a los sitios que se encuentran configurados como favoritos en nuestra PC. Ello para facilitar tambien la navegación a sitios específicos.

4) Nos permite visualizar un árbol con la estructura de carpetas del sitio en el que nos encontramos.

5) Nos muestra un listado completo de carpetas y archivos disponibles en la ubicación seleccionada.

Guarda tu hoja de calculo

1.2.4 Guarda tu hoja de cálculo... ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo?

Cuando realizas una tarea o actividad apoyado de una computadora, la sugerencia es que guardes esta información en los medios de almacenamiento (disco duro, disco externo, memoria portátil, CD, Etc.) con los que cuentes, para que posteriormente puedas consultarla, modificarla y desde luego utilizarla.
Existen dos formas de guardar una hoja de cálculo: Guardar y Guardar como...

La opción de Guardar te permite, además de grabar tu hoja de cálculo una vez que la hayas creado, actualizarla cada vez que realices modificaciones en la misma. Estas opciones forman parte del menú Archivo como se muestra en la figura.

Después de activar la opción Guardar,se desplegará el cuadro de diálogo Guardar como en él específicas qué nombre llevará tu libro y en dónde deseas guardarlo.

observa la siguiente figura:

Un aspecto importante cuando estás trabajando es definir la frecuencia de guardado, así el programa realizará el proceso automáticamente, de acuerdo al tiempo que hayas establecido y de esta manera no tendrás que preocuparte por estar activando el proceso cada que haya cambios. Observa la secuencia indicada en las siguientes figuras:

Además de lo anterior, recuerda que todo archivo debe tener una nomenclatura formada por un nombre y una extensión.

Excel te permite también elaborar una base de datos con extensión "dbf", o archivos de texto, entre otros.
Seguramente has escuchado la importancia que tiene la seguridad de la información que ingresas en la computadora, ante esto Excel te proporciona mecanismos para habilitarla. Ingresar a la ventana que te permite habilitar los mecanismos de seguridad implica seguir la secuencia que se muestra en la figura de abajo:

Hecho lo anterior, nos aparece el cuadro de dialogo Opciones para guardar, dentro del cual podemos establecer lo siguiente:

	1) Crear siempre una copia de seguridad: realiza una copia del archivo actual con la finalidad de evitar una pérdida accidental del mismo.
	2) Contraseña de apertura: reconoce una clave de hasta 15 caracteres y ello para evitar que alguien ajeno a la información ingrese a él.
	3) Contraseña de escritura: reconoce una clave de hasta 15 caracteres, permite que pueda ser consultado el archivo por cualquier usuario pero únicamente quien tenga la contraseña podrá modificar su contenido.
	4) Se recomienda sólo lectura: Sí activas esta caja, estarás indicando que una vez abierto el archivo éste no podrá ser modificado.

Plantillas de Excel

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por  las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:  Para visualizar a partir de la Hoja1.  Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.  Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.  Para visualizar las últimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán  ningún efecto. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO TECLADO Hoja Siguiente + Hoja Anterior +

Después de ingresar a Excel, se genera automáticamente un libro (Libro1) con tres hojas de cálculo (Hoja1, Hoja2 y Hoja3) para comenzar a trabajar.

Pero, ¿qué pasa cuando necesitas un libro de trabajo nuevo o alguno que esté diseñado previamente?.
Si vas a crear un archivo nuevo, existen varias posibilidades para realizarlo, pero la más común es la siguiente:

Por medio del Botón de Office y posteriormente seleccionar Nuevo 

Luego de elegir la opción Nuevo, se te presentará la ventana Nuevo Libro que contiene varias fichas o secciones, observa la siguiente figura:

SECCION	DESCRIPCIÓN
1) Plantillas	Nos muestra cuatro categorías a seleccionar: En blanco y reciente: Además de la plantilla En blanco, se nos mostrarán las plantillas que hayamos utilizado en nuestras últimas sesiones en Excel. Plantillas Instaladas: Mostrará aquellas plantillas que vienen pre-instaladas en Excel y además las que hayamos descargado en sesiones anteriores desde Microsoft Office Online. Mis Plantillas: Abrirá una nueva ventana para que seleccionemos alguna plantilla que hayamos diseñado previamente. Nuevo a partir de existente... : Abre una ventana para que ubiquemos un archivo de Excel que deseemos utilizar como base para nuestra nueva hoja de cálculo.
2) Microsoft Office Online	Muestra un listado de las categorías de plantillas disponibles en el sitio de Microsoft Office, esto permite facilitar la búsqueda y localización de alguna plantilla. Por ejemplo, si vamos a ir de compras al mercado y no queremos que se nos olvide algo, seleccionaríamos la categoría de listas y en ella buscaríamos una que se ajustara a nuestras necesidades.
3) Buscar plantilla en Microsoft Office Online	Esta sección nos permite escribir un cadena de texto a partir de la cual, Excel realizará una busqueda en Microsof t Office, y finalmente nos mostrará los resultados de la busqueda, es decir, algo muy similar a cuando buscamos cualquier información en la web utilizando .
4) En blanco y reciente	Solo aparece cuando está activa la categoría de En blanco y reciente en Plantillas.
5) Plantillas utilizadas recientemente	Se combina con la sección 4 para mostrarnos una galería de iconos de las plantillas disponibles en la categoría seleccionada. Si hacemos doble clic sobre algún icono de la galería, automáticamente se creará el nuevo libro con base en esa plantilla.
6) Vista previa	Nos muestra una vista previa de la plantilla seleccionada.
7) Selección	Nos permite elegir la plantilla seleccionada o cancelar la acción.

Actividad 05

Con la ayuda de las plantillas disponibles en Excel crea los siguientes 3 documentos:

1. Tu horario de clases
2. Una lista de compras semanal
3. Una agenda diaria de actividades